Verantwortungsbewusste Mitarbeit im Vorstand eines gemeinnützigen Tanzsportvereins?
Obwohl es eigentlich auf der Hand liegt, dass auch neue
Vorstandsmitglieder eine Einführung in die Tätigkeitsfelder des
Gesamtvorstandes, des geschäftsführenden Vorstandes und ihres
übernommenen Aufgabenbereiches in einem Tanzsportverein benötigen,
gibt es eine solche Einführung häufig nicht oder nur unzureichend.
Statt dessen lernen die "Neulinge" häufig nur durch Beobachtung
oder das Prinzip "learning by doing".
Selten finden regelrechte Amtsübergaben und Amtsübernahmen
mit langen Einarbeitungsfristen unter dem Einsatz der vorherigen
Amtsinhaber oder Mentoren statt. Dies ist dann spürbar, wenn durch
die übergeordneten Spitzenverbände des Sports und ihres Regelwerkes
Mängel festgestellt und Handlungen oder Unterlassungen angemahnt
werden müssen. Eine Einarbeitung kann nur vor Ort und nicht durch
die Übersendung/Übergabe von Akten, Regelwerk und Ordnungen
erfolgen.
Folgende Informationen und Einarbeitungsschritte sind
unerlässlich:
1. Einarbeitung in die Vorstandsgesamtverantwortung nach der
gültigen Rechtsprechung und BGB -Vereinsrecht sowie Satzung des
Vereins und der darin enthaltenen- oder durch Beschluss der
Mitgliederversammlung erlassenen Geschäfts- und Finanzordnung.
Persönliche Mithaftung des Gesamtvorstandes
2. Einführung in die Vereins - Struktur, -Organisation und
-Finanzsituation
Zu den unverzichtbaren Informationen aller neu
hinzugekommenen Vorstandsmitglieder gehören:
1. Alle Satzungen, Abteilungsordnungen, Vereinsordnungen,
Geschäftsanweisungen des Vorstandes, Regelwerke, Satzungen und
Ordnungen sowie Regelwerke der übergeordneten Verbände,
Terminlisten, Pflichtenkataloge der einzelnen Vorstandsmitglieder,
Haushaltsplan und letzter Jahresabschluss, Verträge
2. Geschichte des Vereins und seine Entwicklung,
Sitzungsprotokolle von Vorstandsitzungen, Beschlusskataloge des
Vorstandes und der Mitgliederversammlungen
3. Grunddaten zu den Mitgliedern, Gruppen und Abteilungen,
Mitgliederentwicklung
4. Finanzstruktur, Finanzsituation, Finanzmittel und
Mittelherkunft, Liquiditätsübersicht
5. Angebote und Struktur der Leistungen des Vereins
6. Organigramm
7. Personalstruktur mit Adresslisten/Dateien
8. Das Sportpolitische Umfeld in Kommune, Land,
Spitzenverbände
9. Mitwettbewerber und Konkurrenzen
10. Prüfungsberichte von Prüfungsorganisationen und
Behörden/Finanzämter
Hier ist die Entwicklung von Vereinseigenen
Vorstandshandbüchern/Sammelmappen hilfreich (regelmäßige Ergänzung
erforderlich)
Eine aktenkundige Belehrung über die Handhabung der "
Schweigepflichten"(Vertraulichkeitsgebot) ist nützlich. (STGB: "
Wahrung von Privat- und/oder Berufs- /Betriebsgeheimnissen"
beachten.)
Nur bei erfolgreicher Einarbeitung werden neue
Vorstandsmitglieder nahtlos die Arbeit fortsetzen können und nicht,
wie so häufig der Fall, vorzeitig zurücktreten.
Mitarbeiten heißt auch, "Informiert" sein und "Mitverantworten"
dürfen
Die Spitzenverbände des Deutschen Sports bieten seit geraumer
Zeit Kurse für das Vereinsmanagement an. Diese sind sehr hilfreich
und sollten für alle Neumitglieder eines Vorstandes Pflicht sein.
Nähere Details und Schriftgut zu dem Thema Vereinsrecht sind beim
Tanzsportverband Rheinland-Pfalz e.V. gegen Erstattung der
Kopierkosten/Versandkosten abzurufen.
Holger Liebsch
Mitglied des DTV Präsidiums
von Daniel Reichling Uhr